Praktijkmanagement | Software

Het geheim van een goed praktijk management systeem

j

Gepubliceerd

28 februari 2019

Auteur

Daan Pruijssers

Wanneer u alle belangrijke data bij wilt houden van uw kantoor, is er een praktijk management systeem nodig. De systemen die momenteel beschikbaar zijn, variëren ontzettend. Het ene systeem kan een uitgebreid aanbod aan functies/features bieden echter in samenhang met traagheid. Een ander systeem zou het weer andersom kunnen bieden; een snel en licht programma, maar een gebrek aan functionaliteit. In dit artikel zullen we de aspecten benoemen die nodig zijn bij Praktijk Management Systeem (PMS).

Alvorens er met leveranciers wordt gesproken

Het is altijd aan te raden om goed onderzoek te doen en verschillende mogelijkheden te bekijken wanneer u een PMS gaat kiezen. Het uittesten van een systeem is heel erg belangrijk . Het zou zo kunnen zijn dat het systeem wat er het beste uitziet op papier, toch niet de juiste keuze blijkt te zijn na het testen. Zo zou ook vrijwel niemand zou een auto kopen zonder eerst een testritje te maken. Hetzelfde geldt voor een product als PMS, die een grote rol zou kunnen spelen in uw advocaten kantoor.

Misschien neemt u een all-in oplossing in overweging die veel verschillende functionaliteiten biedt. Door de hoeveelheid diverse functies, zou het lijken alsof dit systeem superieur zou zijn aan een lichte en een gespecialiseerde PMS. Er zou wel rekening gehouden moeten worden dat kwantiteit niet altijd gelijk staat aan kwaliteit. Het feit dat er veel functies zijn betekent niet dat ze ook allemaal even goed en effectief zijn. Het zou bijvoorbeeld zo kunnen zijn dat een urenregistratie applicatie onnodig complex is en niet volledig aansluit bij de specifieke behoeftes van uw advocatenkantoor. Een lichter en simpeler system met minder functies kan misschien minder diversiteit bieden, maar deze systemen bieden vaak wel ‘plug and play’ interacties met andere hulpmiddelen, die het gewoon goed doen.

Functies en rollen

Een goede aanpak bij het kiezen van een PMS is om een lijst te maken van de functies die u graag zou willen in het systeem. Denk bijvoorbeeld aan de belangrijke functies zoals factureerbare tijdregistratie, klanten databanken en documenten beheer. Bedenk specifieke aspecten van een systeem die u graag in werkelijkheid zou willen zien. Een voorbeeld kan zijn hoe PMS een klant relatie genereert voor een specifieke periode, of hoe u de agenda’s van twee advocaten tegelijkertijd kan inzien. Maar, er moet ook zeker rekening gehouden worden met andere functies die helpen met het werk zelf. Een investering in tijd in het begin om een goed systeem te verkrijgen, zal zeker zijn vruchten afwerpen op lange termijn.

Verder moet er ook in overweging genomen worden dat verschillende posities in een bedrijf ook verschillende behoeftes hebben op gebied van de functionaliteiten van een systeem. Een beherend vennoot heeft een overzicht van het hele kantoor nodig, terwijl advocaten waarschijnlijk alleen hun eigen vorderingen en zaken willen inzien. Daarom is het belangrijk om op te letten of er een mogelijkheid is voor verschillende rollen in een systeem, zodat het aangepast is op verschillende functies binnen het bedrijf.

Implementatie en training

Helaas is het niet zo makkelijk dat er een nieuw programma wordt geïnstalleerd en dat alles dan volledig werkt en goed loopt. Uw kantoor en de leverancier van de software willen allebei dat de software voor het hele kantoor bruikbaar is en naar beste behoren werkt. Externe leveranciers kunnen uw organisatie leren hoe de applicatie optimaal gebruikt kan worden, en kunnen helpen met het systeem afstemmen op de behoeften van uw firma. Consultants zullen op hun beurt kunnen helpen met de overgangsperiode zodat uw organisatie weer zo snel mogelijk op een normaal tempo functioneert. Dat voorkomt dat de gebruikers teveel struikelen omdat ze het systeem nog niet eigen hebben gemaakt, waardoor er veel tijd en geld wordt verloren.

Het kan zijn dat sommige advocaten zullen niet al te enthousiast zijn over het nieuwe PMS. Taken die vaak gedaan worden, zullen in het begin meer moeite kosten omdat ze nog niet bekend zijn met het systeem. Sommigen vinden het misschien makkelijker om hun oude methodes te gebruiken en het nieuwe systeem te omzeilen. Om dit te voorkomen is het handig om een geschreven beleid te maken en uit te delen, waarin duidelijk staat dat alle taken die worden uitgevoerd, via het systeem moeten verlopen.

De eerste trainings-dag is ontzettend belangrijk wanneer het nieuwe systeem geleerd wordt aan de medewerkers. Verder is het ook noodzakelijk om een training te organiseren na ongeveer twee weken vanaf de eerste training, omdat er dan al met het systeem gewerkt is. Dan weten de medewerkers op welke punten ze vastlopen, en kunnen ze daar hulp bij vragen. Zo kan er ook voorkomen worden dat de medewerkers het systeem omzeilen. Dit komt overeen met Casey Flaharty’s methode en zo kunt u het gebruik en de efficiëntie van het nieuwe PMS verbeteren.

TIQ Time heeft een artikel gepubliceerd wat de vergelijking maakt tussen het hosten van de software online tegenover on-premise. De voordelen van het online opslaan worden er elke dag meer en zal er voor zorgen dat uw kantoor met de tijd meegaat.

Het kiezen van een neen nieuwe PMS kan best wel overweldigend lijken omdat er zoveel verschillende dingen bij komen kijken. Het is natuurlijk een systeem wat als het goed is door het hele kantoor kan worden gebruikt en is dus erg belangrijk. Daarom is het belangrijk om goed onderzoek te doen en verschillende leveranciers te vergelijken en te spreken om de juiste keus te kunnen maken. Het opleiden en trainen van de medewerkers is van groot belang om het systeem tot een succes te maken binnen uw organisatie. Hopelijk heeft dit artikel bijgedragen aan het vinden van een nieuw praktijk management systeem. Mocht u dit artikel nou leuk vinden, abonneert u dan op onze nieuwsbrief hieronder.

 

 

TIQ Time

Dit artikel gepubliceerd in samenwerking met TIQ Time. De beste oplossing voor de urenregistratie van advocaten.

Interesse?

Wilt u meer weten over onze dienstverlening, neem dan contact met ons op. We maken graag een afspraak om u er meer over te vertellen.