DMS | Dossierbeheer

Wat is de kracht van een goed document management systeem?

j

Gepubliceerd

5 maart 2019

Auteur

Daan Pruijssers


Is het tijd om uw advocatenkantoor te moderniseren? Een document management systeem is een essentiële factor in die transitie. Het zorgt ervoor dat de documenten van uw kantoor veilig, deelbaar en geordend zijn. Het zou goed kunnen dat er al zo’n systeem geïmplementeerd is, maar dat er nog wat functionaliteiten missen. Het goed en makkelijk beheren van alle documenten is iets waar veel advocatenfirma’s mee worstelen en waar een managementsysteem goed van pas is. Maar welk systeem past het best bij uw kantoor?

Functionaliteiten

Vaak zijn juridische documenten onderworpen aan verschillende regelgevende statuten. Data veiligheid is essentieel om te voorkomen dat belangrijke informatie ingezien kan worden door personen die daar niet bevoegd toe zijn. Daarom zou de focus bij het uitkiezen van een document managementsysteem (DMS) bij data veiligheid moeten zijn.

Document management systemen voor advocatenkantoren hebben verschillende manieren om de veiligheid van documenten te bewerkstelligen. Vaak is er een centraal inlogsysteem of een systeem waar de identiteit van de persoon in twee stappen wordt geverifieerd. 

Het is niet nodig om het hele bedrijf te digitaliseren. Dit zou enorm kunnen oplopen in tijd en geld.in plaats daarvan zou er gekeken kunnen worden naar de handelingen in het bedrijf die het meeste papierwerk en documenten met zich brengen. En dan specifiek voor die handelingen een DMS implementeren.

Wanneer het bedrijf groeit, zullen ook de behoeften naar andere functionaliteiten veranderen. Dat is ook van belang wanneer er een DMS gekozen wordt. Hieronder is een lijstje te zien die de belangrijkste aspecten van een documenten beheersysteem benoemd.:

Zoekfunctie: het zou makkelijk moeten zijn om documenten te vinden op basis van: labels/onderwerpen, tekenreeksen of metadata.

Versie beheer: oudere versies van een document zijn beschikbaar zodat de veranderingen zichtbaar zijn en eventueel aangepast kunnen worden.

Functionaliteiten met PDF: Veel juridische documenten zijn opgeslagen als een Pdf-bestand, daarom is het belangrijk dat een DBS die bestanden ook kan verwerken.

Documenten scannen: hoe wordt het inscannen en digitaliseren van documenten vereenvoudigd door de leverancier.

Toegankelijkheid voor gebruikers: Bepaal welke personen toegang krijgen tot het kijken, veranderen en schrijven van documenten. Het houdt ook bij wie welke aanpassing heeft gemaakt.

Een goed systeem uitkiezen

Een ander, heel belangrijk aspect om in overweging te nemen is hoe een document management systeem samengaat met andere systemen. Zoals bijvoorbeeld praktijk beheersystemen, tijdschrijf tools enzovoort.

Tot slot, omdat bij veel document management systemen– zowel de stand-alone en ingebouwde opties – op basis van een Cloud werken, zijn documenten mobiel toegankelijk ongeacht welke softwareoplossing er gekozen is. Wanneer documenten van uw bedrijf veilig bewaard zijn in de Cloud, kunt u makkelijk en veilig toegang verkrijgen tot de documenten vanaf waar u ook bent, via de mobiele app van de software naar uw keuze met behulp van een internet connectie.

Met behulp van de document management systemen van tegenwoordig, kan er vaarwel gezegd worden tegen het onverhoopt zoeken naar documenten. In plaats daarvan kunt u makkelijk en snel uw bedrijfsdocumenten openen, delen en samenwerken aan de documenten ongeacht uw huidige locatie. Nog een pluspunt van het werken met een DMS die op basis van een Cloud werkt, is dat veel van de documenten al gedigitaliseerd worden, wat het uiteindelijk makkelijk maakt als er digitale documenten worden opgevraagd binnen het vakgebied.

Dus als u nu nog geen document management systeem voor uw advocatenkantoor heeft, waarom zou u nog wachten? Neem contact op met een van onze professionals om de mogelijkheden te bespreken voor uw kantoor.

  

TIQ Time

Dit artikel gepubliceerd in samenwerking met TIQ Time. De beste oplossing voor de urenregistratie van advocaten.

Interesse?

Wilt u meer weten over onze dienstverlening, neem dan contact met ons op. We maken graag een afspraak om u er meer over te vertellen.